Σε εξέλιξη βρίσκεται η ψηφιοποίηση ΥΔΟΜ Κηφισιάς, μια πρωτοβουλία που στοχεύει στη διαφάνεια, στην προστασία δημόσιων εγγράφων και στην αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση των πολιτών. Μέσω της διαδικασίας το υπάρχον υλικό αρχειοθετείται με συστηματικό τρόπο και μειώνονται οι κίνδυνοι απώλειας ή αλλοίωσης εγγράφων. Η κίνηση αυτή θεωρείται κρίσιμο βήμα στη βελτίωση της διαχείρισης αδειών, διακηρύξεων και βεβαιώσεων που αφορούν τη διοίκηση της πόλης.
Το σχέδιο, όπως περιγράφουν οι αρμόδιοι, βασίζεται σε θεσμικές διαδικασίες και στην πλήρη καταγραφή του αρχειακού υλικού. Με τη συμβολή εξειδικευμένων υπαλλήλων μετατρέπονται σε ηλεκτρονικές μορφές τα φυσικά αρχεία, ενώ θεσπίζονται πρωτόκολλα πρόσβασης, ελέγχου και τεκμηρίωσης αλλαγών. Η προσπάθεια προάγει τη διαφάνεια, προστατεύει τα δημόσια έγγραφα από φθορές και περιορίζει περιθώρια αυθαίρετων παρεμβάσεων ή λαθών στη διοικητική διαδικασία.
Διαδικασίες που αλλάζουν τον τρόπο πρόσβασης
Η ψηφιοποίηση φέρνει νέο τρόπο πρόσβασης στα στοιχεία της ΥΔΟΜ. Οι διαδικασίες που υιοθετούνται στοχεύουν στην τυποποίηση αρχείων, στην καταγραφή μεταβολών και στην ασφάλεια δεδομένων. Η μετακίνηση σε ηλεκτρονική μορφή διευκολύνει τους ελέγχους νομιμότητας και τη διαχείριση κινδύνων σε περιπτώσεις διαδικασιών που απαιτούν ακρίβεια. Τα πρωτόκολλα εισαγωγής, αρχειοθέτησης και ανάκτησης αρχείων δημιουργούν σαφή βήματα και περιορίζουν ενδεχόμενα ανθρώπινα λάθη.
Η πρωτοβουλία θεωρείται σημαντικό βήμα προς μια πιο αποτελεσματική δημόσια διοίκηση. Με την ύπαρξη ενός ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού αποθετηρίου, η πρόσβαση σε βασικά έγγραφα γίνεται ευκολότερη και οι διαδικασίες ελέγχου γίνονται πιο αποτελεσματικές. Ο δήμος τόνισε ότι η ψηφιοποίηση θα περιορίσει παρατυπίες και θα ενισχύσει τη διαφάνεια, ακόμη και αν η πλήρης ολοκλήρωση της μετάβασης μπορεί να σημάνει ένα στάδιο υλοποίησης με σταθερούς ρυθμούς.
Οφέλη για τους δημότες και το μέλλον της διαχείρισης αρχείων
Η πρωτοβουλία αποτελεί ένα ακόμη βήμα προς μια περισσότερο ανοιχτή και λογοδοτική τοπική αυτοδιοίκηση. Η ύπαρξη ενός ηλεκτρονικού αποθετηρίου διευκολύνει την πρόσβαση σε βασικά έγγραφα και διευρύνει τη διαφάνεια με τρόπο που να στηρίζει τη λειτουργία της ΥΔΟΜ. Η διοίκηση παρακολουθεί στενά την πρόοδο και αξιολογεί τα στάδια υλοποίησης, τα οποία θα αξιοποιηθούν για τη συνεχή βελτίωση των υπηρεσιών προς τους πολίτες.