Η ΑΑΔΕ αλλάζει τους κανόνες για το ψηφιακό δελτίο αποστολής, καταργώντας την πρακτική της απλής καταχώρισης σε αρχείο και καθιερώνοντας την υποχρεωτική έκδοση τυποποιημένου παραστατικού σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, βάσει της απόφασης Α.1233/2026. Η ρύθμιση καλύπτει παραλαβές, επιστροφές και μεταφορτώσεις και εντάσσεται στην επόμενη φάση εφαρμογής από το 2027. Κεντρικό στοιχείο είναι η χρήση «Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής» από τον παραλήπτη όταν δεν υπάρχει παραστατικό διακίνησης ή όταν υπάρχουν ποσοτικές αποκλίσεις. Επιπλέον, εισάγεται προθεσμία 15 ημερών για συμμόρφωση σε αλλαγές των τεχνικών πεδίων.
Τέλος στην απλή καταχώριση, τυποποίηση στις παραλαβές
Στις περιπτώσεις που μια επιχείρηση παραλαμβάνει εμπορεύματα από πρόσωπο που εξαιρείται από την έκδοση παραστατικού διακίνησης, ή όταν ο προμηθευτής αρνήθηκε, παρέλειψε ή δεν εξέδωσε σχετικό έγγραφο, ο παραλήπτης δεν θα αρκείται πλέον σε απλή καταχώριση πληροφοριών. Αντί αυτής, οφείλει να εκδίδει Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής, καταγράφοντας τυποποιημένα τα στοιχεία της συναλλαγής. Η ίδια υποχρέωση ενεργοποιείται και όταν τα εμπορεύματα που φτάνουν είναι περισσότερα ή λιγότερα από όσα αναγράφονται στο υφιστάμενο παραστατικό.
Η απόφαση θέτει κανόνες και για ροές που συχνά δημιουργούν ασάφειες στην πράξη, όπως οι επιστροφές προϊόντων και οι μεταφορτώσεις. Η τυποποίηση αποσκοπεί στην ενιαία αποτύπωση των κινήσεων αγαθών, με σαφή ίχνη συναλλαγών για όλες τις εμπλεκόμενες πλευρές. Έτσι, περιορίζονται οι γκρίζες ζώνες που άφηνε η ελεύθερη καταγραφή σε αρχεία ή εσωτερικές σημειώσεις.
Υποχρεώσεις και προθεσμίες συμμόρφωσης
Σημαντική καινοτομία είναι η προθεσμία 15 ημερών για τη συμμόρφωση σε αλλαγές των τεχνικών πεδίων του ψηφιακού δελτίου. Η ρήτρα αυτή θωρακίζει το πλαίσιο από καθυστερήσεις σε προσαρμογές, απαιτώντας έγκαιρη ενημέρωση των πληροφοριακών συστημάτων και των διαδικασιών που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις. Η πρόβλεψη αγγίζει τόσο τους χρήστες όσο και τους παρόχους λογισμικού, ώστε οι αναβαθμίσεις να περνούν γρήγορα στην καθημερινή λειτουργία.
Το νέο μοντέλο αφορά πρακτικά κάθε επιχείρηση που διακινεί ή παραλαμβάνει αγαθά. Από τη χονδρική και τη λιανική μέχρι τη μεταποίηση και τα logistics, οι ροές εμπορευμάτων μπαίνουν σε πιο αυστηρό και ομοιόμορφο πλαίσιο καταγραφής. Η υποχρεωτική έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής σε περιπτώσεις έλλειψης παραστατικού ή ποσοτικών διαφορών λειτουργεί ως δίχτυ ασφάλειας για την ιχνηλασιμότητα και την ακρίβεια των δεδομένων.
Τι σημαίνει για την καθημερινή λειτουργία
Σε λειτουργικό επίπεδο, ο παραλήπτης θα πρέπει να ελέγχει συστηματικά την ύπαρξη και την ορθότητα του παραστατικού διακίνησης κατά την παραλαβή. Όταν αυτό λείπει ή δεν συνάδει με τις πραγματικές ποσότητες, εκδίδεται άμεσα Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής. Η διαδικασία αυτή δημιουργεί σαφές αποτύπωμα της παραλαβής, μειώνοντας τον κίνδυνο λαθών ή μελλοντικών διαφορών στα συνοδευτικά έγγραφα και στα βιβλία.
Καθώς η μετάβαση στην επόμενη φάση ολοκλήρωσης το 2027 προχωρά, οι επιμέρους ρυθμίσεις, όπως η 15ήμερη προθεσμία για τεχνικές αλλαγές, ωθούν τις επιχειρήσεις σε έγκαιρο προγραμματισμό. Η στόχευση είναι η καθιέρωση ενιαίων πρακτικών σε παραλαβές, επιστροφές και μεταφορτώσεις, με σαφή και συγκρίσιμα δεδομένα. Έτσι ενισχύεται η διαφάνεια της εφοδιαστικής αλυσίδας και διευκολύνεται ο έλεγχος της πραγματικής διακίνησης αγαθών έναντι των τιμολογίων και των λοιπών παραστατικών.
